ประโยชน์ของ Fax

Fax หรือ โทรสาร คือ เทคโนโลยีการสื่อสารที่ใช้ส่งสำเนาเอกสาร (ทั้งตัวอักษรและภาพ) ผ่านทางสายโทรศัพท์ไปยังเครื่องโทรสารอีกเครื่องหนึ่ง

หลักการทำงานง่ายๆ คือ เครื่องโทรสารจะสแกนเอกสารต้นฉบับ แปลงเป็นสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ ส่งผ่านสายโทรศัพท์ไปยังเครื่องปลายทาง ซึ่งจะแปลงสัญญาณกลับมาเป็นสำเนาเอกสารเหมือนต้นฉบับ

แม้ปัจจุบันการส่งเอกสารทางอีเมลจะได้รับความนิยมมากกว่า แต่โทรสารยังคงมีบทบาทในบางธุรกิจหรือหน่วยงานที่ต้องการความถูกต้องและเป็นทางการของเอกสา

ประโยชน์ของ Fax

ถึงแม้ว่าในปัจจุบันการส่งเอกสารผ่านทางอีเมลจะได้รับความนิยมมากกว่า แต่โทรสารหรือแฟกซ์ก็ยังมีประโยชน์ในหลายๆ ด้าน ดังนี้:

• ความน่าเชื่อถือและเป็นทางการ: เอกสารที่ส่งผ่านโทรสารมักถูกมองว่ามีความน่าเชื่อถือและเป็นทางการมากกว่าเอกสารที่ส่งผ่านอีเมล เหมาะสำหรับการส่งเอกสารสำคัญ เช่น สัญญา หรือเอกสารทางกฎหมาย
• ความปลอดภัย: โทรสารมีความปลอดภัยสูงกว่าอีเมล เนื่องจากข้อมูลจะถูกส่งผ่านสายโทรศัพท์โดยตรง ทำให้ยากต่อการถูกดักจับหรือแฮ็กข้อมูล
• ความสะดวกในการใช้งาน: เครื่องโทรสารใช้งานง่าย ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านเทคโนโลยีมากนัก เหมาะสำหรับผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับการใช้อีเมลหรือเทคโนโลยีอื่นๆ
• ความรวดเร็ว: การส่งเอกสารผ่านโทรสารทำได้รวดเร็ว เอกสารจะถูกส่งไปยังปลายทางทันทีที่กดส่ง เหมาะสำหรับการส่งเอกสารเร่งด่วน
• หลักฐานที่เป็นรูปธรรม: เอกสารที่ส่งผ่านโทรสารสามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงได้ เนื่องจากมีสำเนาเอกสารที่เป็นรูปธรรม

แม้ว่าโทรสารจะมีข้อดีหลายประการ แต่ก็มีข้อจำกัดบางอย่าง เช่น ต้นทุนการใช้งานที่สูงกว่าการส่งอีเมล และความไม่สะดวกในการจัดเก็บเอกสาร เนื่องจากต้องเก็บสำเนาเอกสารที่เป็นกระดาษ อย่างไรก็ตาม ในบางสถานการณ์ โทรสารยังคงเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์และจำเป็น