ประโยชน์ของเครื่องโทรสาร

ประโยชน์ของเครื่องโทรสาร เป็นประโยชน์มากสำหรับการใช้งานภายในสำนักงาน ไม่ว่าจะเป็นสำนักงานใหญ่หรือสำนักงานเล็ก ใช้ในการสื่อสารและส่งเอกสารต่าง ๆ ผ่านทางสายโทรศัพท์ในรูปแบบของกราฟฟิค สำเนาเอกสารสำหรับการจัดเก็บข้อมูล สำเนาต้นฉบับ จากต้นทางไปยังปลายทาง ประหยัดเวลาและได้ข้อมูลที่แม่นยำ นอกจากนี้ยังสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในด้านอื่น ๆ ได้อีกด้วย 

ทำความรู้จักกับเครื่องโทรสาร ส่งเอกสารอุปกรณ์บนเครือข่ายโทรศัพท์

เครื่องโทรสาร หรือ คนส่วนมากชอบเรียกว่า แฟกซ์ ( Fax ) ถูกสร้างสรรค์ออกมาให้เป็นเทคโนโลยีสำหรับการคมมนาคม และการใช้งานภายในสำนักงานต่าง ๆ ถ่ายโอนข้อมูลเอกสารของผู้ส่งไปถึงผู้รับ ผ่านนวัตกรรมด้วยเทคโนโลยีบนระบบเครือข่ายโทรศัพท์ นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายเพราะความสะดวกและความรวดเร็วในการดำเนินงาน เอกสารที่ส่งผ่านจะเหมือนกับเอกสารต้นฉบับ 100 % แม่นยำ ความผิดพลาดน้อย แต่ในปัจจุบันนี้การใช้งานเครื่องโทรสารถือว่าน้อยลงมาก เพราะมีเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามา ช่วยในการส่งต่อข้อมูล เช่น Email , Line , Facebook และอื่น ๆ 

เครื่องโทรสารแบ่งออกเป็นหลากหลายประเภท ได้แก่  เครื่องโทรสารแบบกระดาษม้วน , เครื่องโทรสารแบบกระดาษธรรมดา ระบบเลเซอร์ และ  เครื่องโทรสารแบบกระดาษธรรมดา ระบบม้วนฟิล์ม แต่ละประเภทจะเหมาะกับการใช้งานและความเหมาะสมในการใช้งานที่ต่างกันออกไป แบ่งแยกเป็นรูปแบบการใช้งาน รวมถึงความต้องการในการใช้งานที่แตกต่างกันออกไป โดยคำนึงถึง จำนวนผู้ใช้งาน , ปริมาณของการส่งเอกสารทั้งต่อปี และ ต่อวัน , ความเร็วในการรับส่ง และ ค่าใช้จ่าย งบประมาณที่มี

ประโยชน์ของเครื่องโทรสาร  สิ่งดี ๆ ที่ควรใช้ 

1. ช่วยเพิ่มความสะดวกสบายในการทำงาน

เครื่องโทรสาร ช่วยเพิ่มความสะดวกสบายในการทำงาน ไม่แม้แต่ในสำนักงาน งานเอกสาร เพราะสามารถนำมาใช้ได้ในหลาย ๆ รูปแบบงาน การทำงาน การดำเนินการตามขั้นตอนต่าง ๆ จะสบายขึ้น ไวขึ้น ประหยัดเวลา ทำให้การทำงานสะดวกสบายทั้ง 2 ฝ่าย คือ ฝ่ายต้นทาง ( ผู้ส่ง ) และ ฝ่ายปลายทาง ( ผู้รับ ) ไม่จำเป็นต้องเดินทางไปยังสถานที่จริง แก้ไขได้ทันท่วงที 

2. ช่วยเพิ่มความแม่นยำของเอกสาร

เครื่องโทรสาร จะช่วยเพิ่มความแม่นยำของเอกสารและข้อมูลภายในเอกสาร เพราะเอกสารจากต้นทางไปถึงปลายทางจะเหมือนกับเอกสารฉบับจริง 100 % ข้อมูลไม่ผิดพลาดไม่บิดเบียน นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยของเอกสารสำหรับองค์กรหรือสำนักงานที่มีข้อมูลความลับระหว่างการทำงานหรือเป็นข้อมูลเฉพาะการส่งเอกสารด้วยเครื่องโทรสารจะปลอดภัยกว่าการใช้ระบบออนไลน์ในปัจจุบันนี้ ให้ความเป็นส่วนตัวของข้อมูล และเอกสารสำคัญ ข้อผิดพลาดน้อยมากด้วย ไม่เหมือนกับการใช้ Email , Line , Gmail หรืออื่น ๆ การส่งเอกสารผ่านออนไลน์ ถ้าหากว่าผิดพลาดไปนิดเดียวก็ยากที่จะแก้ไข นอกจากนี้เรายังไม่สามารถรู้ได้ว่าเอกสารที่เราส่งไปนั้นถึงมือผู้รับจริงหรือไม่หากไม่มีการยืนยัน

3. ช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน  

การใช้เครื่องโทรสารแต่ช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน เพราะผู้ส่งและผู้รับจะต้องดำเนินการขั้นตอนไปพร้อม ๆ กัน หรือต้องมีการพูดคุย ยืนยันกันก่อนที่จะดำเนินการส่ง เพราะฉะนั้น ส่งไปแล้ว รับทันที และนำเอกสารไปทำตามขั้นตอนต่าง ๆ ได้ทันที นอกจากการใช้งานภายในสำนักงานร่วมกันแล้ว การส่งเอกสารสำหรับทางไกล หรือ บุคคลอื่นก็สามารถใช้งานได้เช่นกัน ไม่กำหนดว่าจะต้องเป็นใคร หรือ เป็นสำนักงานใด ๆ ถ้าหากว่าผู้ส่งและผู้รับมีเครื่องโทรสาร ก็สามารถส่งรูปภาพ หรือ ส่งสิ่งที่ต้องการไปในรูปแบบของกระดาษ

4. ช่วยลดค่าใช้จ่าย

การมีเครื่องโทรสาร จะช่วยลดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ได้ดี ลองคิดดูว่าถ้าหากว่าสำนักงานไม่มีเครื่องโทรสาร การส่งเอกสารเหล่านี้จะต้องใช้คนแทน ซึ่งไม่ใช่แค่คน ๆ เดียว บางครั้งเป็นการส่งผ่านบริษัทขนส่งในซองน้ำตาล สามารถส่งผลกระทบต่อความเสียหายของเอกสาร หรือเป็นการขับรถไปส่งก็ต้องใช้คนจริงในการดำเนินการทั้งสิ้น แต่ถ้าหากว่ามีเครื่องโทรสารจะช่วยประหยัดค่าเดินทาง ค่าน้ำมัน ค่าแรง และยังช่วยให้ผู้ส่งมั่นใจมากกว่าการส่งผ่านมือบุคคลอื่น ยิ่งในองค์กรยิ่งช่วยประหยัดได้มาก เพราะไม่ต้องเสียเงินค่าว่าจ้างบุคคล ไม่ต้องใช้บุคคลจำนวนมากในการส่งเอกสาร สามารถทำได้ด้วยตัวเอง จัดการ ตรวจสอบ และ ส่งได้ เพียงแค่มีผู้ดำเนินการเพียง 1 คน และยังช่วยประหยัดในเรื่องของค่าไฟ ค่าอินเทอร์เน็ต เพราะเครื่องโทรสารไม่จำเป็นต้องเสียบตลอดเวลา

5. ช่วยให้การดำเนินการง่ายขึ้น

การส่งเอกสารในปัจจุบันสามารถทำได้หลายวิธีก็จริง แต่ทุกวิธีล้วนแล้วแต่จะต้องใช้อินเทอร์เน็ต ระบบไร้สาย ในการดำเนินงาน ถึงปัจจุบันนี้การใช้อินเทอร์เน็ตจะแพร่หลาย แต่ก็มีคนส่วนมากที่ไม่สามารถใช้งานอินเทอร์เน็ตได้อย่างคล่องแคล่ว เพราะฉะนั้น การเลือกใช้เครื่องโทรสารในการดำเนินงานเรื่องของเอกสารต่าง ๆ จึงง่ายต่อการใช้งานมากกว่าการส่งผ่านระบบอินเทอร์เน็ต ทำให้ผู้ใช้งานทุกเพศทุกวัยสามารถส่งมอบเอกสารได้อย่างคล่องแคล่ว

6. ช่วยให้การทำงานเป็นขั้นเป็นตอน

การใช้เครื่องโทรสารสำหรับการดำเนินการ หรือ การส่งเอกสาร จะช่วยให้ระบบระเบียบการทำงานเป็นขั้นเป็นตอนมากขึ้น ไม่ข้ามขั้นตอน ไม่กระโดดข้ามขั้นตอน ทำให้ความผิดพลาดในการทำงานน้อย และยังเป็นการจัดระเบียบการทำงานที่ดีมากยิ่งขึ้น

เครื่องโทรสาร ในปัจจุบันนี้ถึงแม้ว่าอัตราการใช้จะลดน้อยลงมากว่าเมื่อก่อน แต่ก็ถือว่าเป็นเครื่องที่ยังคงมีอยู่ไม่เคยหายไป ในปัจจุบันนี้ยังมีการอัพเดทระบบการทำงานของเครื่องโทรสารให้ทันสมัยมากขึ้น ทำได้หลายอย่างมากขึ้น ความต้องการในการใช้งานก็แล้วแต่บุคคล แล้วแต่องค์กร เพราะมันก็มีข้อเปรียบเทียบ รวมถึงข้อดี ข้อเสีย ในการใช้งานที่แตกต่างกันออกไป