ประโยชน์ของอีเมล

อีเมลคืออะไร มีประโยชน์ ประเภทและอันตรายอะไรบ้าง?

อีเมล(E-mail) คือ จดหมายที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งคำว่า E-Mail ย่อมาจาก Electronic-Mail การรับส่งจะสามารถทำได้ผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่เราเรียกว่า Internet

ในการใช้งานจะต้องมีโปรแกรมสำหรับใช้ส่งอีเมล จากนั้นให้พิมพ์ข้อความที่ต้องการลงไปเพื่อทำการส่งออกไปยังผู้รับ ซึ่งเราจะต้องรู้ชื่อผู้รับเพื่อนำส่งไปยังเป้าหมายได้ถูกต้องเรียกว่า E-mail Address โดยส่วนของอีเมลที่ส่งออกไป จะต้องประกอบด้วยชื่อผู้ส่ง ที่อยู่ผู้รับ หัวข้อ และเนื้อหา ทั้งนี้ผู้รับอาจมีมากกว่า 1 คนได้

สำหรับการใช้งานภายในองค์กร อีเมลเกิดขึ้นตั้งแต่ปี 1965 เป็นการส่งข้อมูลภายในคอมพิวเตอร์เมนเฟรม และพบอีเมลแรกของโลกเป็นการส่งข้อความผ่านคอมพิวเตอร์ 2 เครื่องสำหรับใช้ทดสอบ บนเครือข่ายที่เรียกว่าอาร์พาเน็ต (ARPANET) ซึ่งเกิดขึ้นจากการดัดแปลงโค้ดเพื่อส่งอีเมล เกิดขึ้นในคริสต์ทวรรษ 1970 เป็นมาตรฐานการนำไปสู่ระบบส่งข้อความดิจิทัลในปัจจุบัน อีกทั้งยังเป็นผู้บุกเบิกเริ่มต้นใช้ @ คั่นกลางระหว่างชื่อผู้ใช้กับชื่อของเครื่องรับส่งในรูปแบบ User@host และการพัฒนายังดำเนินต่อเนื่องมาเรื่อย ๆ เพื่อเพิ่มความสะดวกในการใช้ มีการคิดค้นระบบที่ส่งไปยังผู้รับอื่นที่อยู่นอกเหนือจากใน ARPANET เช่น VNET หรือ UUPC และอีกหลากหลายเครือข่าย จนกระทั่งมีการใช้โพรโทลคอล(Protocol) SMTP เป็นมาตรฐานในการรับส่งผ่านอินเทอร์เน็ตในปัจจุบัน

ประโยชน์ของอีเมล

1.มีความรวดเร็วในการส่งข้อมูลข่าวสาร แทนจดหมายที่ต้องเขียนด้วยมือ และนำส่งโดยบุรุษไปรษณีย์ หรือพนักงานขนส่ง ที่กินเวลานานมากกว่า 1 วัน

2.อีเมลทำหน้าที่เสมือนจดหมายที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ส่งผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ผู้รับจะสามารถอ่านจดหมายได้อย่างรวดเร็วภายในไม่กี่นาทีหลังกดส่ง

3.สามารถส่งไปหาผู้คนได้ทั่วโลก ผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต โดยมีระยะเวลาสั้น ๆ เพียงไม่กี่นาที แม้ว่าจะอยู่ห่างไกลกันแค่ไหนก็ตาม

4.สามารถใช้ส่งได้ทั้งข้อความ เอกสารสำคัญ ภาพถ่าย ไฟล์วิดีโอ และไฟล์อื่น ๆ อีกเป็นจำนวนมาก

5.อีเมลส่วนใหญ่มีให้ใช้บริการฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย เพียงแค่สมัครสมาชิกเท่านั้น ก็สามารถสร้างอีเมลแอดเดรสของตัวเองขึ้นมาได้ในทันที

6.สามารถใช้เป็นช่องทางการตลาดอย่างหนึ่งที่ยังคงได้รับความนิยมในปัจจุบัน ด้วยการจัดส่งโปรโมชั่น โฆษณา และนำเสนอขายผ่านอีเมล แค่มีฐานข้อมูลของลูกค้าอยู่ ก็สามารถนำเสนอข้อมูลเหล่านี้อย่างง่ายดาย

7.ช่วยลดปัญหาโลกร้อน เพราะลดการใช้กระดาษที่มีความสิ้นเปลือง ลดการตัดต้นไม้ที่นำมาทำเป็นกระดาษ อีกทั้งการเขียนผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ ยังไม่จำเป็นต้องใช้ปากกาและหมึก สามารถแก้ไขข้อความได้ง่าย

8.ไม่ว่าจะเป็นช่วงเวลาไหนก็สามารถส่งอีเมลได้แบบไม่จำกัดตลอด 24 ชั่วโมง เพราะไม่จำเป็นต้องใช้คนในการนำส่งข้อมูล แค่มีอินเทอร์เน็ตก็สามารถใช้งานได้

9.ในการส่งจดหมายแต่ละครั้ง สามารถส่งข้อมูลเดียวกันให้ผู้รับหลาย ๆ คนพร้อมกันภายในการส่งครั้งเดียวได้ ซึ่งที่นิยมใช้ เช่น หนังสือเวียน, ประกาศ, รายงาน, การนัดหมายเวลาประชุม เป็นต้น

10.จดหมายเมื่อถึงมือผู้รับแล้ว จะอยู่บนเครือข่ายไม่หายไปไหน สามารถอ่านจดหมายได้ตลอดเวลาที่ต้องการ และสามารถเก็บจดหมายเอาไว้ได้ โดยไม่ต้องกลัวข้อมูลจะเลือนหายเหมือนการเขียนในกระดาษ

11.หากผู้รับต้องการส่งต่อจดหมาย สามารถทำได้ทันทีด้วยวิธี Forwarding รวดเร็วทันใจ และไม่ต้องเขียนขึ้นมาใหม่แต่อย่างใด

12.ระบบอีเมลในปัจจุบันสามารถคุยแชทภายในระบบได้ หรือเข้าร่วมประชุมทางไกลได้อีกด้วย จึงช่วยลดค่าใช้จ่าย เวลา และทำให้สามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลาที่ต้องการ

ประเภทของอีเมลมีกี่แบบ อะไรบ้าง?

ประเภทของอีเมลมีด้วยกัน 3 แบบตามระบบเครือข่ายที่ใช้งาน ดังนี้

1.POP (Post Office Protocol Version)

การทำงานของอีเมลประเภทนี้ จะเชื่อมต่อเข้ากับ Mail Server เมื่อดาวน์โหลดมาแล้วจะทำการลบอีเมลออกจาก Server ซึ่งจะมี E-mail Client เชื่อมต่อกับ Mail Server ด้วย เรียกระบบการทำงานแบบนี้ว่า Offline Model เมื่ออีเมลถูกเก็บไว้บนเครื่อง Client แล้วจะตัดการเชื่อมต่อ ข้อดีคือใช้เวลาในการเชื่อมกับ Server น้อย ไม่เปลืองเนื้อที่เก็บ แต่ข้อเสียคือไม่สามารถอ่านบน Client เครื่องอื่นได้

2.IMAP (Internet Message Access Protocol Version)

อีเมลจะเชื่อมต่ออยู่กับ Server อยู่ตลอดเวลา ดังนั้นคุณจึงสามารถเข้าถึงอีเมลได้ทุกที่ ทุกเวลาที่ต้องการ โดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดและจัดเก็บลงบนคอมพิวเตอร์ ด้วยการจัดเก็บบนระบบ Server จำเป็นต้องใช้เครื่องที่มีประสิทธิภาพการทำงานสูง เพื่อช่วยให้เกิดความรวดเร็วในการทำงาน

3.WEB Based Mail

เป็นประเภทของอีเมลที่นิยมใช้ในปัจจุบัน มีทั้งแบบฟรีและเสียค่าใช้จ่าย เช่น Yahoo.com, google.com เป็นต้น โดยการใช้งานจะเข้าผ่านทางเว็บเบราเซอร์ เช่น Google Chrome, Firefox หรือ Internet Explorer เป็นต้น สามารถใช้งานได้สะดวก ทั้งบุคคลทั่วไปและแบบองค์กร ด้านในจะมีระบบการตั้งค่าต่าง ๆ เอาไว้ให้ตามต้องการได้อีกด้วย

อันตรายและข้อควรระวังในการใช้อีเมล

1.อาจเป็นแหล่งของแฮคเกอร์ที่สามารถเจาะระบบเข้ามาเอาข้อมูลได้ ในกรณีที่อีเมลของคุณมีจดหมายสำคัญอยู่ภายใน

2.เป็นแหล่งที่คุณอาจโดนไวรัสโดยไม่รู้ตัวจากลิงค์ที่ส่งแนบมากับอีเมลบางฉบับที่แฝงตัวเป็นองค์กรใหญ่ จนทำให้คุณหลงเชื่อ และกดเข้าไป

3.การติดต่อกับคนแปลกหน้าผ่านอีเมล สามารถกลายเป็นแหล่งอาชญากรรมได้ เพราะอาจถูกอีกฝ่ายหลอก นัดเจอ หรือการโอนเงินให้ ด้วยการใช้คำพูดสื่อสารที่ดูน่าเชื่อถือ

รูปแบบการส่งจดหมายด้วยอีเมลถือว่าเป็นการสื่อสารที่มีความทันสมัย แม้ว่าในปัจจุบันการแชทผ่านช่องทางต่าง ๆ จะมากขึ้น และอีเมลถูกใช้งานน้อยลงก็ตาม ทว่ายังเป็นการสื่อสารที่สำคัญ ใช้งานสำหรับการส่งข้อความที่เป็นทางการ การส่งต่อข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ ช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลสูญหาย และเก็บไว้ได้โดยป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเห็นได้อีกด้วย